Notice d'utilisation d'Effinum

L’accès à la plateforme Effinum est disponible sur votre portail Cerfrance Connect.

Adresse de votre portail : 46.cerfranceconnect.fr

Votre identifiant est l’adresse e-mail communiquée lors de votre adhésion à Effinum.

Votre mot de passe est personnel : vous le définissez lors de votre première connexion.

Si vous ne vous souvenez plus de ce mot de passe ou si vous souhaitez le réinitialiser, un bouton Mot de passe oublié est accessible sur la page de connexion. Un e-mail vous sera alors envoyé pour réinitialiser le mot de passe.

Un bouton Effinum se trouve sur votre page d’accueil, dans le menu « OUTILS DE GESTION ».

L’identification à la plateforme utilise le même compte que celui de Cerfrance Connect, afin d’éviter la ressaisie des identifiants. Votre consentement est cependant obligatoire.

La première fois que vous cliquerez sur ce bouton Effinum, vous devrez valider ce consentement.

Le consentement concerne l’utilisation de l’adresse e-mail de connexion ainsi que de vos nom et prénom.

Cochez les deux cases Email et Profil, puis cliquez sur le bouton SOUMETTRE LE CONSENTEMENT.

Deux menus sont disponibles pour l’utilisation et le paramétrage de la plateforme.

a. Le menu principal se trouve sur la gauche de votre écran. Il permet notamment de naviguer dans les factures d’achats (fournisseurs) et les factures de ventes (clients).

b. Un menu de paramétrage de votre compte est disponible en cliquant sur la roue crantée, en haut à droite de la page. Vous pouvez y modifier les notifications (messages) ou ajouter des accès à votre plateforme pour des collaborateurs ou des personnes tierces.

Dans le menu « Factures fournisseurs », vous pouvez voir l’ensemble des factures envoyées par vos différents fournisseurs, l’état dans lequel elles se trouvent, et modifier leur statut.

Filtrer vos achats

En haut de la page, quatre boutons vous permettent de n’afficher que certains types de factures :

• À compléter : factures venant d’arriver. Vous devez vérifier la facture afin de la valider ou de la refuser.
• Suspendues : factures que vous avez suspendues en attendant des éléments complémentaires du fournisseur.
• Refusées : factures que vous avez refusées.
• Payées : factures que vous avez payées.

Les statuts d’achat

Vos factures se répartissent dans ces menus en fonction des statuts que vous leur attribuez. Voici la liste des statuts possibles pour les factures d’achats (fournisseurs) :

• Prise en charge : Vous accusez réception de la facture.
• Approuvée : Vous acceptez la facture dans son intégralité.
• Approuvée partiellement : Vous n’acceptez que partiellement la facture.
• En litige : Vous êtes en désaccord avec tout ou partie de la facture.
• Suspendue : Vous souhaitez obtenir des pièces justificatives complémentaires et suspendez le traitement de la facture.
• Refusée : Vous refusez la facture dans son intégralité. Attention, vous ne pourrez plus revenir sur ce choix.
• Annulée : Vous annulez votre facture. Attention, elle doit être remplacée par une facture rectificative.
• Rejetée : Votre facture est rejetée par la plateforme pour des raisons techniques, et doit être corrigée et soumise à nouveau.
• Paiement transmis : Vous informez avoir réalisé le paiement partiel ou le paiement total de la facture.

Changer le statut d’un achat

Pour changer le statut d’une facture, vous avez deux possibilités :

• Ouvrir la facture (en faisant un double clic sur la ligne). La facture s’affiche et des boutons de statut sont présents en haut de la page. Un clic sur un statut change immédiatement l’état de la facture.
• Sur la liste des factures, au bout de chaque ligne, un bouton Traiter est disponible pour changer l’état de la facture sélectionnée.

Dans le menu « Factures clients », vous pouvez voir l’ensemble des factures que vous avez envoyées à vos clients via la plateforme, et l’état dans lequel elles se trouvent.

Filtrer vos ventes

En haut de la page, quatre boutons vous permettent de n’afficher que certains types de factures :

• À compléter : factures déposées sur la plateforme. Vous devez vérifier la facture afin de valider son envoi au client.
• Envoyées : factures que vous avez envoyées et qui sont bien arrivées sur la plateforme de vos clients.
• Refusées : factures qui ont été refusées par vos clients.
• Encaissées : factures que vous avez indiquées comme encaissées (paiement reçu).

Les statuts de vente

Vos factures se répartissent dans ces menus en fonction des statuts que vous leur attribuez. Voici la liste des statuts possibles pour les factures de ventes (clients) :

• Envoyée : Votre facture a été envoyée à votre client.
• Refusée : Votre facture a été refusée dans son intégralité.
• Annulée : Votre facture a été annulée.
• Suspendue : Vous devez fournir des pièces justificatives complémentaires.
• Encaissée : Vous informez avoir perçu un paiement partiel ou total de la facture.

Changer le statut d’une vente

Pour changer le statut d’une facture, vous avez deux possibilités :

• Ouvrir la facture (en faisant un double clic sur la ligne). La facture s’affiche et des boutons de statut sont présents en haut de la page. Un clic sur un statut change immédiatement l’état de la facture.
• Sur la liste des factures, au bout de chaque ligne, un bouton Traiter est disponible pour changer l’état de la facture sélectionnée.

Dans le menu « Gestion des tiers », vous pouvez paramétrer vos différents fournisseurs afin de définir des statuts « par défaut » pour toute nouvelle facture de ces fournisseurs.

Il est par exemple possible d’« approuver » toutes les factures d’un fournisseur de confiance, ou de mettre « Paiement transmis » pour un fournisseur de confiance que vous payez par prélèvement automatique.

Il est également possible de « mettre en litige » ou de « refuser » systématiquement les factures d’un fournisseur. Cela permet de gagner du temps pour gérer vos factures sur la plateforme.

La marche à suivre dépend de votre logiciel de facturation.