Vos questions, nos réponses

Nous vous conseillons de vous connecter régulièrement à la plateforme (une fois toutes les semaines, au lancement de la réforme puis de façon quasi quotidienne d’ici à quelques mois lorsque vous recevrez l’ensemble de vos factures sur Effinum).

Plus de précisions…

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La réforme se met en place à compter du 1 septembre 2026 pour la réception et au plus tard le 1 septembre 2027 pour l’émission (sauf pour les grandes entreprises – EDF, Total, ...)

Les factures vont donc arriver dans la plateforme au fur et à mesure que les entreprises émettent les factures.

Il est possible qu’il n’y ait aucune facture sur la plateforme lors de votre première connexion.

La plateforme vous alerte chaque fois qu’un nouveau fournisseur vous adresse une facture pour la première fois.

Cela vous permet de vérifier que le numéro SIRET de la facture correspond bien au fournisseur auquel vous avez passé commande.

1. Vérifiez dans l’onglet « factures fournisseurs » et filtrer par date et fournisseur → un délai de réception de quelques minutes est généralement constaté entre deux plateformes.
2. Votre fournisseur vous a-t-il envoyé la facture via un autre vecteur (mail, papier…) ?
3. Avez-vous communiqué le numéro Siret de votre entreprise (le même que celui de la plateforme Effinum) à votre client ? → sans numéro siret, aucune réception possible
4. Vérifiez que le fournisseur n’est pas désactivé par erreur dans la plateforme Effinum

Plus de précisions…

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Si vous avez activé par erreur le statut “désactivé” sur le profil de votre fournisseur, merci de nous contacter.

Deux cas sont possibles :

• Votre facture est prélevée par votre fournisseur ?
  • Validez votre facture sur la plateforme afin d’informer votre fournisseur qu’elle est conforme. Lors du prélèvement, votre fournisseur indiquera que la facture a été réglée, ce qui mettra automatiquement à jour son statut.
• Votre facture est réglée par vos soins ?
  • Validez la facture sur la plateforme, puis effectuez le règlement par le moyen de votre choix (virement, chèque, etc.).
  • Dès que le paiement est engagé (virement programmé ou chèque envoyé), mettez à jour le statut de la facture en « Paiement transmis ».

Plus de précisions…

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Le client et le fournisseur sont tous deux acteurs du suivi du statut de la facture. Toute action effectuée sur un statut entraîne automatiquement sa mise à jour du côté de votre interlocuteur.

Ainsi, en tant que client, si vous ne renseignez pas le statut « Paiement transmis », votre fournisseur pourra mettre à jour le statut final de la facture dès qu’il aura constaté la réception du règlement.

Pour le moment, vous pouvez régler votre facture avec le mode de paiement de votre choix en privilégiant le virement (+ rapide, + sécurisé, + plus facile à tracer)

Lorsque vous avez réglé votre facture, vous devez mettre à jour le statut de paiement sur Effinum en précisant “ Paiement transmis“.

Plus de précisions…

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Un module de paiement sera proposé prochainement sur Effinum. Il permettra de régler directement vos factures sans vous connecter sur votre compte bancaire.

Dans les faits, une application tierce permettra de faire la liaison entre Effinum et votre banque afin d’autoriser la transaction : rapide, pratique & sécurisé.

Remarque : cette option sera payante.

Si vous rejetez une facture reçue cela signifie que vous clôturez par la même occasion le statut de la facture → Aucune action n’est alors possible.

Si c’est une erreur de manipulation de votre part, alors vous devez contacter au plus vite votre fournisseur pour qu’il émette une nouvelle facture.

Plus de précisions…

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Attention, ces interventions peuvent, à terme, causer des pénalités facturées par le fournisseur.

La réforme concerne uniquement les factures entre professionnels en France. Vous continuerez à recevoir vos factures par mail pour les fournisseurs étrangers.

Plus de précisions…

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La réforme prévoit que l’ensemble des plateformes européennes soient connectées d'ici à quelques années (Directive Européenne VIDA – 2030).

Pour rappel, seulement 3 formats de fichier sont acceptés pour permettre l’envoi de factures via les plateformes agréées : CII, UBL, Factur-X. Seul le format Factur-X comprend un fichier PDF qui est lisible, comme les factures que vous avez l’habitude de traiter. Il s’agit donc du format le plus complet qui est compatible avec la réforme.

Plus de précisions…

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Notre plateforme EFFINUM a été programmée pour privilégier le format Factur-X, et ainsi vous permettre de consulter la facture dans un format qui vous est familier, et pouvoir la télécharger si besoin (au format PDF).

Si la facture qui est reçue par la plateforme EFFINUM est dans un format différent de Factur X (donc CII ou UBL), EFFINUM la convertit automatiquement et vous présente donc une facture type qui ne ressemble pas à la facture que vous recevez habituellement.

Si des informations importantes ne sont pas présentes sur la facture type d’EFFINUM (Ex : désignation article, mentions TVA, etc.), cela signifie que ces informations n’ont pas été détaillées par votre fournisseur sur le fichier CII/UBL/Factur-X.

Il paraît crucial de demander une plus grande rigueur de la part du fournisseur pour garantir votre bonne compréhension de l’objet de la facturation mais aussi pour minimiser le risque de mauvaise imputation comptable.

L’un des formats de fichier acceptés par la réforme de la facture électronique est le format FACTUR-X. Ce format comprend un fichier PDF (Modèle libre) ainsi qu’un fichier XML (Suite de données structurées comprenant toutes les mentions obligatoires à apposer sur une facture).

Notre plateforme EFFINUM vous offre la possibilité d’importer un fichier PDF (Pouvant provenir d’un scan d’une facture papier ou d’une conversion d’un fichier Excel) et de saisir les mentions obligatoires sur une interface de saisie qui permettra à EFFINUM de générer un fichier FACTUR-X qui pourra être transmis vers la plateforme de votre client.

En principe, c’est le fournisseur qui émet la facture et le client qui doit l’approuver. Dans le cas de l’autofacturation, le schéma est inversé. Certaines plateformes gèrent ce schéma inversé, EFFINUM en fait partie.

Cela signifie que votre client va émettre la facture depuis sa plateforme (émission) et vous allez la recevoir sur votre plateforme (réception) comme s’il s’agissait d’une facture provenant d’un fournisseur. Vous aurez le devoir d’approuver le client puis la facture.

Vous n’avez donc pas besoin d’avoir la même plateforme que votre client, vous devez simplement vous assurer que votre plateforme gère le cas de l’autofacturation.

Non, vous avez seulement besoin de connaître son adresse électronique de facturation qui est généralement son SIREN.

Seulement, pour des raisons qui lui sont personnelles, votre client peut préférer une adresse électronique de facturation plus précise intégrant un établissement et/ou un service particulier.

Avant d’envoyer la première facture à votre client, il est conseillé de lui demander s’il dispose d’une adresse électronique de facturation spécifique ou si le SIREN lui convient.

Vous pouvez envoyer des factures sous format papier ou par e-mail (sous format PDF) jusqu’au 31 août 2027.

Après cette date, cela ne sera plus possible. Vous devrez envoyer vos factures sous format électronique. Pour mémoire, une facture scannée puis envoyée en pièce-jointe par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme : le document doit circuler dans un format structuré, via une plateforme agréée.

En revanche, rien ne vous empêche de continuer à remettre une copie lisible à votre client, en complément.

Lorsque vous vendez à un établissement public (transaction B2G, « Business to Government »), il est toujours nécessaire, à ce jour, de déposer les documents sur la plateforme Chorus Pro.

À terme, Chorus Pro sera remplacé par une plateforme agréée : vous pourrez alors transmettre les documents directement depuis votre plateforme, en renseignant le SIREN de l’entité à laquelle vous devez facturer.

Si votre client n’a pas de plateforme de réception déclarée auprès de l’État (visible sur l’Annuaire de la facture électronique (nouvel onglet)), vous ne pouvez pas lui envoyer de facture via votre plateforme.

Votre client professionnel peut ne pas avoir de plateforme de réception pour deux raisons :

1. Il n’est pas référencé dans l’Annuaire. Cela signifie qu’il n’est pas concerné par la réforme, ou que l’Administration ne l’a pas encore identifié comme assujetti à la réforme de la facture électronique.
2. Il est référencé dans l’Annuaire, mais n’a pas encore choisi officiellement de plateforme. L’Administration fiscale va alors procéder à des rappels à la loi, assortis de pénalités, jusqu’à ce qu’il s’y conforme.

Vous pouvez tout de même lui transmettre la facture de manière traditionnelle (par e-mail ou par courrier), comme s’il s’agissait d’un particulier ou d’une entreprise étrangère.

D’après RCA, l’éditeur de Mon Expert en Gestion (MEG), vous pouvez utiliser la plateforme de MEG, Le Village Connecté, pour émettre vos factures, sans avoir à la déclarer comme plateforme de réception auprès de l’Administration fiscale.

Vous pouvez donc conserver Effinum, la plateforme agréée proposée par Cerfrance, pour recevoir les factures de vos fournisseurs.

AGIRIS, l’éditeur des logiciels ISAFACT et ISAVIGNE, vous permettra d’émettre vos factures au format électronique via sa propre plateforme, eFacture, sans coût supplémentaire et sans avoir à la déclarer comme plateforme de réception auprès de l’Administration fiscale.

Deux actions suffisent pour être prêt :

1. Vérifier vos coordonnées légales (SIREN, adresse, numéro de TVA) : ce sont elles qui permettront à vos clients de vous adresser leurs factures.
2. Activer votre accès à Effinum, via Cerfrance Connect, qui réceptionnera vos factures entrantes.

Le site internet ci-dessous vous permet de vérifier, en saisissant votre n° SIREN ou SIRET, que votre entreprise a bien un enregistrement “actif” dans l’annuaire national de la DGFIP (CHORUS).

Annuaire national CHORUS

Le choix s’est porté sur une plateforme agréée qui présente trois avantages pour nos adhérents :

• elle est connectée à nos outils comptables, ce qui évite les doubles saisies ;
• elle couvre à la fois l’émission et la réception des factures ;
• votre conseiller Cerfrance Lot y a accès en mode consultation.

Vous avez le choix de retenir une autre plateforme agréée. Signalez-le simplement à votre conseiller Cerfrance Lot, afin que nous adaptions les échanges comptables.

À ce jour, de nombreux partenariats avec des éditeurs de logiciels connus sont en cours.

L’outil de facturation E-FAC, proposé par Cerfrance, est d’ores et déjà connecté à Effinum : les factures émises via E-FAC sont déposées automatiquement sur Effinum.

• Quand le client est un professionnel, la facture est déposée sur sa plateforme.
• Quand le client ne dispose pas de plateforme (particulier, entreprise étrangère, etc.), la vente est comptabilisée pour l’e-reporting.

L’interface de la plateforme n’est pas adaptée à un usage sur smartphone, sauf au format paysage (téléphone tenu à l’horizontale).

À ce jour, le système de notifications n’est pas opérationnel. Il devrait être rétabli d’ici fin décembre 2026.

Toutes les plateformes de facturation électronique ont dû répondre à un cahier des charges de l’Administration fiscale pour être agréées par elle. Ce cahier des charges impose de gérer l’e-reporting au niveau de l’unité légale de l’entreprise, même si celle-ci compte plusieurs établissements, voire plusieurs catégories d’activités (agricole, industrielle et commerciale, non commerciale, revenus fonciers, etc.) au sein d’un même établissement.

En application stricte de la réglementation, Effinum ne propose donc qu’une seule plateforme par entreprise.

Une fonctionnalité de « Gestion des activités » est toutefois en cours de développement :

• un filtre par adresse électronique de facturation dans les vues Factures fournisseurs et Factures clients ;
• une rubrique « Gestion des activités » dans les paramètres de l’entreprise (accessible uniquement au dirigeant) : vous pourrez y définir les différentes activités de l’entreprise et les adresses électroniques de facturation qui leur sont rattachées, puis y affecter des utilisateurs qui n’auront accès qu’aux factures des activités choisies.

Envoyée : Votre facture a été envoyée à votre client

Refusée : Votre facture a été refusée dans son intégralité par votre client

Annulée : Votre facture a été annulée par votre client.

Suspendue : Votre client vous demande lui fournir des pièces justificatives complémentaires. (devis signé, bon de livraison…)

Encaissée : Vous informez avoir perçu un paiement partiel ou total de la facture.

Prise en charge : Vous accusez réception de la facture de votre fournisseur.

Approuvée : Vous acceptez la facture dans son intégralité.

Approuvée partiellement : Vous n’acceptez que partiellement la facture.

En litige : Vous êtes en désaccord avec tout ou partie de la facture.

Suspendue : Vous souhaitez obtenir des pièces justificatives complémentaires de la part de votre fournisseur et suspendez le traitement de la facture jusqu’à leur réception.

Refusée : Vous refusez la facture dans son intégralité. Attention, vous ne pourrez plus revenir sur ce choix.

Annulée : Vous annulez votre facture. Attention, elle doit être remplacée par une facture rectificative.

Rejetée : Votre facture est rejetée par la plateforme pour des raisons techniques.

Paiement transmis : Vous informez avoir réalisé le paiement partiel ou le paiement total de la facture

Seules les entreprises redevables de la TVA et celles bénéficiant du régime de la franchise en base de TVA sont soumises à l’e-reporting.

Pour savoir en quoi il consiste et à partir de quand il s’applique, consultez la question « Qu’est-ce que l’e-reporting ? ».

Si vous recevez une facture fournisseur par un autre moyen que la plateforme (courrier, e-mail, ticket de caisse), vous n’avez pas à l’importer sur Effinum.

Transmettez-la plutôt à votre comptable, via Cerfrance Connect ou l’application SCAN by Cerfrance, pour qu’elle puisse être saisie.

Pour en savoir plus : Qu’est-ce que l’e-reporting ?